برنامج حسابات ومخازن

دورة المشتريات كامله وتطبيقها فى برنامج حسابات ومخازن أكفليكس :دورة المشتريات هى جميع المراحل التى تمر بها عملية الشراء بدءا من احتياج الاقسام المختصه وحتى توريد البضاعه و استلامها من الموردين.
ايه مراحل دورة المشتريات ؟ وماهى سيناريوهات دورة المشتريات وهل هاتختلف مراحل دورة المشتريات لو كنت بشتغل على برنامج حسابات ومخازن ؟
مبدئيا خلينا نتفق ان دورة المشتريات هى مجموعة خطوات ومراحل موحده مابتختلفش لو كنت شغال بنظام مانويل او على برنامج المخازن ولكن الاختلاف بيكون لاعتبارت متعدده منها حجم الشركه , وكمان نظام الرقابه الداخليه المطبقه فى الشركه.
وان كان برنامج ادراة المخازن المستخدم فى الشركه بيكون ليه اثر غير مباشر على دورة المشتريات فى الشركه من خلال المرونه فى تطبيق دورة المشتريات بشكل كامل وامكانية انى ابدأ من أى مرحله من هذه المراحل.
ولان دورة المشتريات ممكن تختلف من شركه لاخرى حبينا نوضح تفاصيل السايكل كامله وكل مرحله ممكن تتم ازاى والتطبيق على برنامج ادارة المخازن
ماهى مراحل دورة المشتريات ( مع التطبيق فى برنامج حسابات ومخازن اكلفليكس). :
1
) طلب الشراء:


ودا اولى مراحل دورة المشتريات وعباره عن بيان بيقدمه القسم المختص (زى قسم المخازن او قسم الit او اقسم الانتاج..) لادارة المشتريات يطلب منها توفير متطلباته .بكميات معينه.وبعد مابيتم الموافقه على طلب الشراء ده سواء كان كله او بعضه بيقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين بتوعه عشان يرسلوله عروض اسعار بالكميات المطلوبه.
الصوره المرفقه هى بيان لبعض المستلزمات المطلوبه من قبل قسم المخازن تمهيدا لارسالها للموردين بواسطة قسم المشتريات فى برنامج المخازن :
2) طلب عروض اسعار:ودا زى مااتفقنا المرحله التانيه من مراحل دورة المشتريات, ومن اول هنا بيكون دور برنامج المخازن اللى شغال عليه مهم جدا فى انه يديك الاوبشن انك تقدر تستلم اكتر من عرض سعر من الموردين وتثبتهم على السيستم تمهيدا للمقارنه بينه.برنامج ادارة المخازن هايكون مهم فى انه هايقارنلك مابين العروض وبعضها المستلمه من الموردين , وبصرف النظر عن اعتبار جودة الاصناف , برنامج المخازن هايقيملك العروض ماليا وتقدر تختار العرض المناسب ليك. وطبعا المفروض الخطوه دى تتم مانول لوماكنش عندك برنامج حسابات ومخازن.دى صورة من برنامج ادارة المخازن اكفليكس بتوضح مرحلة مقارنة عروض الاسعار المستلمه من الموردين:3) ارسال اوامر التوريد:ودى تالت مرحله من مراحل دورة المشتريات, وفيها ادارة المشتريات بترسل اوامر توريد للموردين بنبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها , وبنوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع اللى هايتم التوريد عليه وكمان اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.
وبرنامج حسابات ومخازن اكفليكس بيتميز فى انه ممكن بناءا على التقييم المالى لعروض الموردين يرسل اكتر من امر توريد لكل مورد على حسب الصنف الاقل تكلفه فى كل عرض سعر.

صورة تقرير امر التوريد فى برنامج المخازن:
4) اذن الاستلام:رابع مرحله فى دورة المشتريات هى مرحلة ان الموردين يرسلوا البضاعه ويتم بموجب اذون استلام بتفيد باستلام البضاعه بالكبمات المظبوطه وانها مطابقه للمواصفات والمعايير وبيوقع عليه امين المخزن او الشخص المستلم للبضاعه. وطبعا ممكن البضاعه تتورد على كذا مرحله وبالتالى هاتتم بموجب اكتر من اذن استلام وفى الاخر بيتم اصدار فاتوره واحده مجمعه باجمالى اذون الاستلام ولو انت شغال على برنامج المخازن فلازم يكون السيستم بيدك المرونه فى تنفيذ دورة المشتريات مع اختلاف السيناريوهات المتبعه.
صورة اذن الاستلام كتقرير يظهر فى برنامج ادارة المخازن:

5) اذن الاضافه (فاتورة الشراء)ودى اخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد ولازم ناخد بالنا مش شوية اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :

  • ان تكلفة الاصناف او الخامات او الاصول المشتراه عموما مش بس بتقتصر على سعر الشراء اللى هاتسدده من المورد لاكمان ممكن تدخل بتكلفة اضافيه زى النقل والشحن والتفريغ والاكراميات والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
  • ان فى احيان كتير بيحصل ان مورد الخدمه زى الشحن والنقل مابيكونش نفسه مورد السلعه الماديه وبتالى لازم نراعى فى التوجيه المحاسبي اننا ندخل الصنف المادى بتكلفته بالاضافه الى تكلفة الشحن وعلى الجانب الاخر نثبت استحقاق كل مورد بمديونيته وفى الغالب القيد هايكون بالشكل ده :
    من ح المخزون او المشتريات (باجمالى التكلفه)

الى مكورينح مورد السلعه(بسعر الشراء)ح مورد الخدمه (بتكلفة الخدمه)وطبعا مع الاخذ فى الاعتبار الحركات الضريبيه اللى بتتم على الفواتير.
- ولذلك برنامج حسابات ومخازن أكفليكس ادى للمستخدم المرونه الكافيه فى انه ينشأ أصناف الخدمه اللى مابتسمعش بكميات فى المخزن, ومن هنا يقدر المستخدم يدخل الصنف فى اذن الاضافه بتكلفته الفعليه بالاضافه الى تكلفة الخدمات الاخرى ومش بس كدا يقدر كمان يحمل استحقاق الخدمات الاخرى على موردين تانيين فى نفس شاشة حركة الشراء.

  • ان لو حصل وتم مرتجع فى مرحلة اذن الاستلام مش هاتاثر معايا فى الحسابات ولكن التاثير المحاسبي هايكون بعد اصدار فاتورة الشراء وان المرتجع لو تم هاتثب استحقاق على المورد بقيمة سعر الشراء اللى جه بيه فى حين تكلفة الخدمات الاخرى مش هاقدر ارجعها للموردين لانى بالفعل استفدت بيها ولذلك الصنف هايدخل المخزن بتكلفه وهايخرج بتكلفه تانيه ومع تعدد الاصناف هانلاقى ان العمليه معقده جدا ولذلك برنامج ادارة المخازن هايقدر يتعامل بكفاءه عاليه جدا مع كل السيناريوهات اللى ممكن تتم فى دورة المشتريات وبمنتهى الدقه فى التوجيه المحاسبي.
    وفى النهايه لازم نلاحظ ان دورة المشتريات مش شوية خطوات جامده ,ممكن دورة المشتريات فى شركة ما تكون بتقتصر على المرحله الاخيره وهى اصدار فاتورة شراء وممكن فى شركه تانيه تكون بتبدأ من امر التوريد , وفى شركات تانيه ممكن تبدأ باذون الاستلام .

وبكدا نكون قدرنا نشرح دورة المشتريات وكافة السيناريوهات اللى ممكن تتم عليها بشكل كامل مع تطبيقها على برنامج ادارة المخازن , والاعتبارات الهامه فى كل مرحله ايا كان برنامج المخازن اللى بتشتغل عليه.
تقدر تطلب نسخه تجريبيه وعرض سعر من برنامج حسابات ومخازن اكفليكس وتتأكد من إمكانيات النظام ودعمه لدورة المشتريات
لمعرفة المزيد من البرامج التى تقدمهاأكفليكس ممكن زيارة الموقع :
http://accflex.com/
https://www.facebook.com/AccflexERP/